Funktionen des Planungstools

Die zentrale Funktion des Planungstools ist der Programmplan. Dazu sind weitere Zusatzfunktionen aktivierbar. Für das Aktivieren ist keine Buchung notwendig, weil alle Zusatzfunktionen im normalen Preis inbegriffen sind. Die Aktivierbarkeit hat das Ziel, dass das Planungstool übersichtlich bleibt, auch wenn man nicht alle Funktionen benutzen möchte. Das Aktivieren oder Deaktivieren einer Zusatzfunktion ist jederzeit über einen einfachen Dialog möglich.

Im Programmplan wird festgelegt, an welchem Tag und zu welcher Tageszeit welcher Programmpunkt stattfindet. Jedem Programmpunkt kann ein Planungsteam aus dem Mitarbeiterteam zugeordnet werden. Falls für den Programmpunkt die Teilnehmergruppe in verschiedene Kleingruppen aufgeteilt werden, können diese Kleingruppen in der Detail-Ansicht erstellt werden. Auch den Kleingruppen können Mitarbeiter/innen zugeteilt werden. Für jeden Programmpunkt kann optional eine Farbe eingestellt werden, um den Programmplan zu strukturieren. Es auch möglich, Programmpunkte als Reserve zu speichern (z.B. für Regen).

Wenn Dienstpläne aktiviert sind, können diese individuell als Elemente in den Tagesablauf eingefügt werden. Sie werden dann auch im Programmplan angezeigt, sodass ein guter Gesamtüberblick entsteht. An dieser Stelle kann man für jeden Tag Mitarbeiter/innen für einen Dienstplan eingeteilen. Der fertige Dienstplan kann auch als PDF exportiert werden.

Diese Zusatzfunktion kann getrennt für Infodateien zu Programmpunkten oder für allgemeine Infodateien zur Gruppe aktiviert werden. Die Planungsteams können dann Infodateien zu ihren Aufgaben erstellen und diese hochladen. Dabei kann entschieden werden, ob alle Mitarbeiter/innen oder nur das Planungsteam die Datei sehen können soll. Wenn Dateien für einen selbst sichtbar sind, kann man sie einzeln ansehen oder downloaden oder alle Dateien der Gruppe als Zip-Archiv herunterladen. Es sind also immer alle Infos zum Programm in der Cloud verfügbar.

Es besteht die Möglichkeit ein Textfeld zu aktivieren, in dem beliebige Infos notiert werden können. Es kann zum Beispiel benutzt werden, um weitere Notizen (z.B. Abwesenheit etc.) zum Programm festzuhalten. Das Planungsteam kann die jeweils geplanten Ideen dort für alle sichtbar beschreiben. Auch diese Funktion kann nicht nur für die Programmpunkte, sondern auch für die Gruppe als allgemeines Notizfeld aktiviert werden.

Das Archiv kann auf Ebene der gesamten Gemeinde bzw. Organisation aktiviert werden. Gruppen können damit in ein Archiv verschoben werden, wenn sie vorbei sind. Der Programmplan und die evtl. angelegten Infodateien dieser Gruppe sind dann für alle Mitarbeiter/innen der Gemeinde im Archiv sichtbar.

Optional kann eine Gruppe auch die Funktion „Feedback“ aktivieren. Dann kann Feedback zu den Programmpunkten, das z.B. auf der Freizeit gesammelt wird, direkt ins Planungstool eingetragen werden. Oft wird Feedback gesammelt, aber später nicht weiter beachtet. Da auch das Feedback archiviert wird, bietet das Planungstool eine Plattform, um später auf dieses Feedback einfach zugreifen zu können. So kann man leicht bei neuen Planungen frühere Erfahrungen einbeziehen.